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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à garder. Comment les stocker et prendre soin de façon rapide et efficace ? Comment les conserver pour les besoins futurs ? Comment être sûr que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à choisir pour ne plus s’embêter mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement entreprendre, prenez quelques minutes de vous y préparer.
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour la totalité des nationalités. il faut consulter la mairie du lieu de décès. pour ce faire il existe le service des actes civils en ligne. au moment où décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il convient d’adresser une lettre à l’État civil ou de se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est mort hors de france, il faut joindre l’ambassade de son pays.
Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le travail de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à garder dans le cloud, un duplicata de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais qui contiennent des dossiers importants.
À l’heure existante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus transmettre de relevés mensuels — quand on sait qu’il est possible de prendre rendez vous avec son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de multiples solutions différentes pour entretenir vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
il est recommandé de retenir ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date limite d’utilisation. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de retenir certains papiers tels des factures et des déclarations en tout genre. Voici un comparatif des durées pendant lesquelles il est recommandé de stocker les différents genres de papiers : 1 an : les documents de facturation de appel téléphonique, du web ou de , ou bien encore les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de cpam et mutuelle, ainsi que les documents de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation d’eaux et d’électricité, les quittances de loyers et de charges locatives, les documents de facturation de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de versement, les crédits immobiliers, les contrats d’assurance vie après le délai de décès…
Il est plus facile de ranger lorsqu’il y a moins de papiers à entretenir. En plus de faire le tri et de se perdre des documents obsolètes, il est aussi envisageable de recourir à la facturation en ligne pour attendre de recevoir moins de courrier . toutefois, il est utile d’effectuer régulièrement des sauvegardes sur plusieurs supports pour éviter les pertes. Pour plus de sécurité, il convient de réaliser des sauvegardes en ligne pour les documents importants.
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